Durante la última semana llegaron a mi bandeja de entrada un promedio de 187 correos electrónicos al día. De los cuales, un tercio correspondió a e-mails automáticos, algunos esperados tales como informes de bolsas de comercio o revistas electrónicas de management. Pero también muchos otros no deseados como ofertas de pasajes aéreos, parcelas de agrado, seminarios varios, ofertas de medicamentos que aún no necesito, y una diversidad de powerpoint con chistes, fotos intervenidas, mensajes divinos, cuyo emisor recién se incorpora al ciberespacio y/o no recibe más e-mails que aquéllos.
Los dos tercios de correos restantes, presentan la más variada naturaleza. Algunos son importantes, otros no. Algunos implican mucha dedicación puesto que en ellos se solicitan la preparación de documentos de trabajo, planillas de cálculo, etc. Otros te irritan, ya que te quitan tiempo cuando sabes que son irrelevantes. Peor aún, es cuando te escriben extensamente puesto que asumes que debes responder igualmente largo, a fin de no comunicar desinterés. Muchos correos sólo merecen un “OK” como respuesta, pero a fin de ser cortés gastas tiempo e inteligencia emocional respondiendo extendidamente. En este grupo de correos están aquéllos de viejos amigos que tras décadas sin saber de ti, te cuentan su vida y finalizan con un “¿y qué ha sido de tu vida?”. También pertenecen a este grupo los de tus colaboradores o subalternos, cuya inmadurez laboral los hacen ser poco autónomos, y requieren tu aprobación de cuanta actividad realizan. Otros correos sólo te distraen ya que no tienen relevancia y merecen una lectura rápida, por encimita de los párrafos. Muchos de ellos te llegan porque te lo mandaron como “copia” ya que están dirigidos a otro.
Pero el correo electrónico es más que un medio de comunicación que reemplaza a los memorándum e incluso al teléfono, es un sistema de trabajo que cada vez se utiliza más por sus múltiples ventajas: dices lo que exactamente quieres decir, queda un registro de aquello, lo escribes cuando tienes tiempo, y el destinatario lo lee cuando él tiene tiempo, puedes adjuntar archivos, es comunicación instantánea y casi sin costo. Sin embargo, presenta algunos problemas, tales como carecer de la riqueza de la comunicación oral, ya que muchas veces el tono con el que lees un correo, cambia su lectura (por ejemplo la frase “Claro, te creo”, puede significar lo contrario, un sarcasmo, si lo lees con un tono irónico), lo que puede suceder con cualquier medio escrito.
Sin embargo, la principal desventaja de este método de trabajo es el mal uso que se le da en las empresas, donde se genera una saturación comunicacional. Le pregunté a amigos, cuántos correos llegan a sus respectivas bandejas de entrada. Un gerente de marketing de una empresa de consumo masivo calculó 243 correos al día, un gerente general de una empresa de transporte me afirmó que recibía 452 correos diarios, mientras que el presidente de una empresa con presencia bursátil me señaló que recibía 964 e-mails diarios en promedio. Esta saturación agobia cada día más a las empresas, a sus trabajadores y a sus servidores. Se genera incluso una suerte de adicción por parte de los ejecutivos cuando revisan constantemente su bandeja de entrada, y ven cómo se acumulan y acumulan mensajes sin leer. Conozco de gerentes que, de vez en cuando, eliminan mensajes sin leer a fin de sentirse algo aliviado. Sé de gerentes que en determinadas circunstancias de stress deciden eliminar toda la bandeja de entrada, y comenzar de nuevo, a costa de no saber qué responder cuando le pregunten “¿Recibiste el correo en que…?”.
Por tanto, mientras el correo electrónico sea mal utilizado por muchos, deberemos optar por estrategias de trabajo que impliquen utilizarlo en su justa medida. Sugiero recurrir en momentos específicos del día para revisar la bandeja de entrada, como a primera hora de la mañana, a medio día, y al finalizar la jornada. O bien, revisarlo en los pequeños tiempos libres del día, como por ejemplo, esos minutos entre dos reuniones o en el aeropuerto. Adicionalmente, creo que hay que aprender a utilizarlo, con preguntas cortas, respondiendo de manera directa, y enviando los correos a los destinatarios estrictamente necesarios. Si no aprendemos a dominar al correo, su saturación terminará por dominarnos a nosotros, y a nuestro tiempo, que cada vez nos cuesta más administrar.
