Saturados de e-mails

Durante la última semana llegaron a mi bandeja de entrada un promedio de 187 correos electrónicos al día. De los cuales, un tercio correspondió a e-mails automáticos, algunos esperados tales como informes de bolsas de comercio o revistas electrónicas de management. Pero también muchos otros no deseados como ofertas de pasajes aéreos, parcelas de agrado, seminarios varios, ofertas de medicamentos que aún no necesito, y una diversidad de powerpoint con chistes, fotos intervenidas, mensajes divinos, cuyo emisor recién se incorpora al ciberespacio y/o no recibe más e-mails que aquéllos.

Los dos tercios de correos restantes, presentan la más variada naturaleza. Algunos son importantes, otros no. Algunos implican mucha dedicación puesto que en ellos se solicitan la preparación de documentos de trabajo, planillas de cálculo, etc. Otros te irritan, ya que te quitan tiempo cuando sabes que son irrelevantes. Peor aún, es cuando te escriben extensamente puesto que asumes que debes responder igualmente largo, a fin de no comunicar desinterés. Muchos correos sólo merecen un “OK” como respuesta, pero a fin de ser cortés gastas tiempo e inteligencia emocional respondiendo extendidamente. En este grupo de correos están aquéllos de viejos amigos que tras décadas sin saber de ti, te cuentan su vida y finalizan con un “¿y qué ha sido de tu vida?”. También pertenecen a este grupo los de tus colaboradores o subalternos, cuya inmadurez laboral los hacen ser poco autónomos, y requieren tu aprobación de cuanta actividad realizan. Otros correos sólo te distraen ya que no tienen relevancia y merecen una lectura rápida, por encimita de los párrafos. Muchos de ellos te llegan porque te lo mandaron como “copia” ya que están dirigidos a otro.

Pero el correo electrónico es más que un medio de comunicación que reemplaza a los memorándum e incluso al teléfono, es un sistema de trabajo que cada vez se utiliza más por sus múltiples ventajas: dices lo que exactamente quieres decir, queda un registro de aquello, lo escribes cuando tienes tiempo, y el destinatario lo lee cuando él tiene tiempo, puedes adjuntar archivos, es comunicación instantánea y casi sin costo. Sin embargo, presenta algunos problemas, tales como carecer de la riqueza de la comunicación oral, ya que muchas veces el tono con el que lees un correo, cambia su lectura (por ejemplo la frase “Claro, te creo”, puede significar lo contrario, un sarcasmo, si lo lees con un tono irónico), lo que puede suceder con cualquier medio escrito.

Sin embargo, la principal desventaja de este método de trabajo es el mal uso que se le da en las empresas, donde se genera una saturación comunicacional. Le pregunté a amigos, cuántos correos llegan a sus respectivas bandejas de entrada. Un gerente de marketing de una empresa de consumo masivo calculó 243 correos al día, un gerente general de una empresa de transporte me afirmó que recibía 452 correos diarios, mientras que el presidente de una empresa con presencia bursátil me señaló que recibía 964 e-mails diarios en promedio. Esta saturación agobia cada día más a las empresas, a sus trabajadores y a sus servidores. Se genera incluso una suerte de adicción por parte de los ejecutivos cuando revisan constantemente su bandeja de entrada, y ven cómo se acumulan y acumulan mensajes sin leer. Conozco de gerentes que, de vez en cuando, eliminan mensajes sin leer a fin de sentirse algo aliviado. Sé de gerentes que en determinadas circunstancias de stress deciden eliminar toda la bandeja de entrada, y comenzar de nuevo, a costa de no saber qué responder cuando le pregunten “¿Recibiste el correo en que…?”.

Por tanto, mientras el correo electrónico sea mal utilizado por muchos, deberemos optar por estrategias de trabajo que impliquen utilizarlo en su justa medida. Sugiero recurrir en momentos específicos del día para revisar la bandeja de entrada, como a primera hora de la mañana, a medio día, y al finalizar la jornada. O bien, revisarlo en los pequeños tiempos libres del día, como por ejemplo, esos minutos entre dos reuniones o en el aeropuerto. Adicionalmente, creo que hay que aprender a utilizarlo, con preguntas cortas, respondiendo de manera directa, y enviando los correos a los destinatarios estrictamente necesarios. Si no aprendemos a dominar al correo, su saturación terminará por dominarnos a nosotros, y a nuestro tiempo, que cada vez nos cuesta más administrar.

Posicionamiento de Ciudades y Territorios

“Una de las partes más bellas del cuerpo humano es su ombligo. ¿Quieren conocer al Ombligo del Mundo?” Con estas palabras di inicio a mi ponencia sobre el Posicionamiento de Rapa Nui, en el III Congreso de Marketing de Ciudades organizado por la Universidad de la Coruña, al cual fui invitado por el Gobierno de Galicia.

En tal oportunidad, expresé que el Posicionamiento de ciudades, localidades y territorios, debe basarse en atributos tangibles e intangibles, que se deduzcan de las ventajas comparativas y competitivas de la zona en estudio. De esta forma, cualquier localidad puede construir una estrategia de marketing basada en dichos atributos y ventajas que se deben traducir en un posicionamiento realista y factible de ser comunicado y asimilado.

Cuando se construye un posicionamiento, uno debe establecer pilares claves, identificables, y por tanto diferenciadores, sobre los cuales se sustente el posicionamiento. Esto debe ser parte importante de la labor que deben realizar los encargados de confeccionar estrategias de marketing de nuestras ciudades. Por ejemplo, para el caso de Rapa Nui, sus pilares son su lejanía (dice ser el lugar geográficamente más aislado del planeta), su cultura (pueblo Rapa Nui y sus tradiciones), y la mística que lo rodea (¿cómo se habitó la isla?, ¿cómo construyeron los Moais?, ¿fue con colaboración externa?, ¿humana?, ¿por qué dejaron de construirlos?, etc.). Estos tres pilares (lejanía, cultura y mística) hacen de Rapa Nui uno de los lugares de Chile más conocidos internacionalmente, por no decir el más famoso.

Si replicamos lo de Isla de Pascua a Valparaíso, podríamos construir el posicionamiento del Puerto en lo patrimonial (sus Moais son sus ascensores) y en sus historias y leyendas (que son muchas e interesantes). Viña del Mar como una ciudad entretenida (Festival de la Canción, Casino, gastronomía, diversidad de actividades en verano), Quillota como parte de un valle saludable, Los Andes como el primer puerto terrestre del país y la capital espiritual de Chile, Casablanca como terruño vitivinícola, y así el resto de ciudades y localidades de la Región.

Actualmente Rapa Nui enfrenta una oportunidad especial. Quizás es sólo un gran negocio por parte de un extravagante empresario y que medirá las brechas tecnológicas entre los países con candidaturas presentes. Pero sin lugar a dudas, el Concurso para escoger las “Nuevas Siete Maravillas del Mundo” se está validando internacionalmente, por lo que Rapa Nui y sus Moais deben estar dentro de esa limitada lista, a fin de potenciar su posicionamiento e industria turística, ésta muy relevante para su propia economía.

Por tanto, debemos apoyar al pueblo Rapa Nui en su actual propósito que le permitiría posicionarse aún más en la mente de los consumidores de turismo del mundo, así como plantearnos cuáles son los pilares del posicionamiento de nuestras ciudades, localidades y valles, y qué estamos haciendo para potenciarlos y comunicarlos.

A korua te Rapa Nui e noho era i te tatou kona, e ai ro a te anga mo haka ui ki te korua repahoa o tire, mo va’ai mai i te raua hanga ki te Moai ta’atoa pahe paenga api o te hitu me’e tau o te tehenua. Pe nei a, he va’ai korua i te korua puai ki Makenu o Rapa Nui.

Valparaíso con Visión de Futuro

Como parte de su planificación estratégica las empresas requieren establecer en primer lugar una Visión de futuro. La Visión es un concepto inspirador de la estrategia corporativa, que es capaz de señalarnos qué queremos ser como organización en el largo plazo. Por tanto, cada vez que tomemos decisiones estratégicas al interior de la empresa, deberemos considerar nuestra definición de Visión como un faro que nos ilumina y nos señala el camino hacia el logro de lo que queremos ser. Su utilidad es esa, la de ser una gran directriz de estrategias, tácticas y planes, que encauza el proceso de toma de decisiones.

Tal es su importancia en el desarrollo de una institución, que cuando lo enseño, lo hago aplicándolo a la cotidianidad de la vida humana. Por lo que siempre motivo a mis estudiantes de la asignatura “Alta Gerencia” a aplicar este concepto en sus propias vidas. Les pregunto, por ejemplo, ¿qué quieren ser y hacer en veinte años más?, ¿cómo se visualizan en el largo plazo? Pues bien, generalmente contestan que con una empresa propia, o en la gerencia de una compañía de su sector industrial preferido, o viviendo en otro país, etc. De esta manera, les concluyo, deben tomar decisiones focalizándose en tal Visión.

Cierto es, que como cualquier otro concepto que forma parte de la Planificación Estratégica, la Visión de una organización difícilmente se mantiene estática en el tiempo, puesto que la vida posee giros y oportunidades difícilmente predecibles. Sin embargo, debemos tener alguna mirada hacia delante, hacia lo que queremos llegar a ser. Es que justamente la visión permite concentrarnos en un punto futuro, sobre el cual haremos estrategias para llegar a él. Esta visión, que debe ser transmitida e interiorizada dentro de la empresa, debe ser la ilusión colectiva, la aspiración compartida por cada uno de los miembros de la organización, ya que debe ser capaz de aglutinar los sueños y esperanzas de los empleados, como medio satisfactor de necesidades que la empresa es.

Un claro ejemplo de lo que sucede en una organización cuando posee una Visión clara y compartida por sus miembros, es lo que actualmente está transformando Valparaíso.

Por décadas Valparaíso fue una ciudad sin Visión de futuro. El Canal de Panamá y un terremoto entre otros problemas, fue apagando el ritmo colectivo hacia un determinado futuro. Como que se congeló. Anclada en su pasado, por años su visión fue nostálgica, enganchada al planteamiento de un diagnóstico que se aferraba a añorar un cambio, quizás asumiendo la necesidad de una ayuda externa. Como sintiendo colectivamente que todo tiempo pasado había sido mejor, y no asumiendo el control del futuro en sus propias manos. La ciudad dormía esperando un milagro. Sin embargo, sin la ansiada ayuda, y de manera paulatina se empieza a formar una Visión, cuando se opta por una opción de futuro, en su caso vinculado a lo cultural y patrimonial, una de sus fortalezas indiscutibles. Restaurar no es otra cosa que transformar una debilidad en oportunidad. Y lo están haciendo. De esta manera, la ciudad de Valparaíso empieza a tener un desarrollo coherente y claro hacia un futuro esperanzador.

Fue gracias a iniciativas públicas e importantes esfuerzos de privados, de personas fácilmente identificables, que la ciudad empieza a despertar. Hoy Valparaíso tiene una Visión de futuro, tiene un horizonte claro, y sus habitantes comparten dicho foco. Y están motivados y eso se percibe. Es que por fin sienten que llegó el momento para hacer de su ciudad, una localidad no sólo patrimonial, sino una colectividad deseosa de su propio orgullo.

Viña del Mar poco Innovadora

Estudios señalan que Chile es uno de los países más conservadores del mundo, y otros afirman que Viña del Mar es su ciudad más conservadora. Esto se traduce en que la sociedad viñamarina, anclada en un pasado algo aristocrático, trata de evitar cambios que afecten los estilos de vida actuales.

Por ejemplo, si en Viña no sigues un estilo de vida tradicional, es decir, estudiar en determinados colegios, cursar determinadas carreras universitarias, casarte en preestablecidas iglesias, tener hijos en ciertas clínicas, matricularlos en ciertos colegios, comprar determinados autos de ciertos colores, vestirte en ciertas tiendas, cenar en los mismos restaurantes, etc. te quedas sin bienes o servicios a los cuales acceder. Y es así como los lugares de entretención para personas sobre treinta y solteras son mínimos, o tiendas de ropa más de moda duran sólo la temporada de verano. De hecho, entre marzo y diciembre la ciudad hiberna. Si no lo cree, dé una vuelta por sus calles un martes a las 22 horas.

Adicionalmente lo podemos observar en su población más juvenil, la que no se arregla para ir a bailar: nuestros jóvenes van vestidos a los asados con amigos, de la misma forma que van vestidos a una discotheque. Mis alumnos extranjeros visten mucho más a la moda que mis conciudadanos. El viñamarino se viste uniformemente, porque somos una ciudad, lamentablemente demasiada concentrada en nosotros mismos, y castigamos lo diferente.

Por último, adiciono otro ejemplo. Para los viñamarinos todo queda lejos. Veinte minutos en auto es demasiado, y ojala pueda estacionar mi auto en la puerta del lugar de destino. Por tanto nuevos emprendimientos y comercios instalados en sectores no habituales son castigados por un mercado esquivo, salvo en determinados casos vinculados con el sector gastronómico y educacional.

Por tanto, el carácter conservador de la cultura viñamarina afecta sin lugar a dudas a la innovación de sus ciudadanos. En el mundo de la empresa muchas veces negamos la innovación. Sólo algunas generan departamentos de innovación, investigación y desarrollo capaces de percibir los cambios en las tendencias, modas, gustos y preferencias de los consumidores a fin de generar un producto que se adapte y que sea competitivo. A nivel organizacional, evitamos los cambios, castigamos a los que los proponen y felicitamos a los que cumplen las normas y procedimientos. Nos llenamos de papeles, timbres, archivadores, perdemos tiempo y no innovamos. La empresa es terreno fértil para la inepcia.

Por tal razón, debemos respetar nuestro pasado, pero no necesariamente serle absolutamente fiel. Nuestros jóvenes tendrán que trabajar con personas de diferentes nacionalidades y razas, variadas costumbres, diferentes credos, etc. En la empresa debemos capacitar a las personas no sólo a adaptarse a los cambios, sino a producirlos. Cada día hay que alterar pequeñas cosas, flexibilizar, replantear lo pequeño, los matices, los detalles, en fin, hay que lograr que la innovación entre a la empresa, así como debe entrar a nuestra cultura viñamarina.

Adaptación

La orquídea no sólo es una planta de llamativas flores, sino que es una gran lección empresarial. Una de sus características principales es que la mayoría de sus especies es epífita, es decir, crece sobre los árboles pero sin alimentarse de éstos. Otras son litófitas, viven sobre las rocas. La orquídea en ningún caso es un parásito. Con sus raíces desnudas, se alimenta de la humedad del ambiente, de la cual extrae agua y minerales. De manera adicional posee bellas y bienolientes flores, las que llaman la atención de insectos, quienes divulgan el polen con sus posadas, en un acto de involuntario “chacoteo”. Incluso algunas han logrado que sus flores se asemejen a la perfección a un insecto, a fin de que éste, confundido, las polinice por error. Estas características hacen de esta planta un ejemplo de adaptación, ya que ha sido capaz de sobrevivir a los diversos cambios. Frente a nuevos escenarios, la orquídea muta. Por tal razón, existen más de cuarenta mil variedades de orquídeas, que habitan en todos los climas de la tierra donde exista algún rasgo de vegetación. La orquídea es un ejemplo de adaptación.

Darwin señaló que los seres vivos evolucionamos a través de mutaciones, acontecimientos aleatorios que se producen en nuestros genes, y que se transfieren a lo largo de sucesivas generaciones. De esta forma, si la mutación es positiva permite a la especie adaptarse al medio de mejor forma, permitiendo nuevamente transmitir dicho mapa genético a las generaciones siguientes. Así entonces las especies evolucionan. Las que no logran mutar de esta forma, no evolucionan, no se adaptan y desaparecen.
Estos mismos conceptos los podemos trasladar y aplicar al mundo de los negocios. Si las empresas y sus productos no se adaptan a los cambios, desaparecen. Las organizaciones pueden ser comparadas con los organismos vivos y, como tales, nacen, crecen, sufren cambios, interactúan con otros organismos y, probablemente, mutan, se adaptan o mueren. Son pocas las empresas que logran “vivir” mucho tiempo. La longevidad es símbolo de adaptación, de innovación.
Una de las empresas más antiguas en nuestra Región es la Conservera Pentzke, cuya marca más conocida es “Dos Caballos”. En 2006 cumplió 100 años, y en manos de la misma familia. Sin lugar a dudas el principal mérito de este hecho es haber tenido la capacidad de descubrir los cambios del mercado y el haber elaborado e implantado estrategias para adaptarse a ellos.
Esto, que suena obvio, no es parte de nuestra costumbre. En el mundo de la empresa negamos la evolución. Sólo algunas generan departamentos de innovación, investigación y desarrollo capaces de percibir los cambios en las tendencias, modas, gustos y preferencias de los consumidores a fin de generar un producto que se adapte y que sea competitivo. A nivel organizacional, evitamos los cambios, castigamos a los que los proponen y felicitamos a los que cumplen las normas y procedimientos. Nos llenamos de papeles, timbres, archivadores, perdemos tiempo y no evolucionamos. La empresa es terreno fértil para la inepcia de los sosos.

Por tal razón, debemos aprender de las orquídeas. Ellas no mutan de un día para otro. Su proceso adaptativo es pausado, de detalles. En la empresa debemos capacitar a las personas no sólo a adaptarse a los cambios, sino a producirlos. Cada día hay que alterar pequeñas cosas, flexibilizar, replantear lo pequeño, los matices, los detalles, en fin, hay que lograr la mutación de los genes que hacen de una empresa un organismo vivo y adaptable.